Um den Medienpool übersichtlich zu halten, empfiehlt es ich die einzelnen Medien in Unterordner thematsich einzusortieren.

Neue Ordner erstellen Sie, indem Sie auf "Neuer Ordner" klicken, einen Namen für den Ordner vergeben und dann im Dropdownmenü wählen, an welcher der neue Order eingefügt wird.

Sie können die Sortierung und Hierarchie der Ordner jederzeit durch drag'n drop anpassen.

Um neue Dateien in den Medienpool zu laden klicken Sie zuerst auf den Ordner in den die neuen Dateien geladen werden sollen. Klicken Sie dann auf "Neue Datei in Ordner "XYZ" laden". Sie können nun entweder die Dateien die sie hinzufügen wollen  in das mit " Ziehen Sie die Dateien hier hin " bezeichnete Feld ziehen oder auf "Dateien hinzufügen" klicken um die Dateien "konvenzionell" auszusuchen.

Wenn Sie Dateien in einen anderen Ordner verschieben wollen, so klicken sie auf das Ordnericon  bei der Datei.

Alternativ können Sie auch auf das Bild klicken um es zu markieren. Alle markierten Dateien können dann gleichzeitig in einen anderen Ordner verschoben werden.

In der Übersicht der einzelnen Dateien in einem Ordner kann die Datei Aufgerufen werden, indem Sie auf das Dokumentensymbol klicken.

Durch klicken auf das Lupensymbol können Sie den Text einblenden in dem nach dem Dokument gesucht wird. Hierfür ist es wichtig, dass das Ausgangsgangsdokument auch Text enthält, damit er extrahiert werden kann.

Durch klicken auf das Schlüsselicon kann die Datei geschützt werden. Ist der Schlüssel gelb eingefärbt ist die Datei geschützt, kann also nur durch eingeloggte User des Extranets aufgerufen werden. Durch erneutes klicken auf den Schlüssel wird der Schutz wieder aufgehoben.